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Case Study LEHA GmbH: Automatisierung braucht Menschlichkeit

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Kanzlei
14/2/2024

Was:

Payroll-Services für 350 Mitarbeiter:innen

Betrieb:

LEHA Plissee, Rollo und Jalousien, Breitenaich

Produkte & Services:

Auslagerung der Lohnverrechnung, Automatisierung, Umbau diverser IT-Schnittstellen, laufende persönliche Betreuung

Implementierungsdauer:

ca. 4 Monate

Go-Live:

Februar 2023

Es wird oft darüber diskutiert, ob und inwiefern Maschinen unsere Arbeit ersetzen werden. In einigen Fällen ist das längst der Fall. Zum reibungslosen Betrieb unserer Systeme braucht es aber vor allem eines: ehrlichen Austausch und Partner:innen, die an einem Strang ziehen. Dank menschlicher Eigenschaften wurde auch diese Zusammenarbeit zur Erfolgsgeschichte.

Ende 2022 stand LEHA vor einer wichtigen Entscheidung, nachdem die Schlüsselposition der Lohnverrechnung ihren verdienten Ruhestand antrat: Nachbesetzen oder jene Aufgaben auslagern? Geschäftsführer Georg Hanisch war zu diesem Zeitpunkt bereits Klient bei Wödlinger. Gemeinsam entschied man sich dafür, frühzeitig ein Outsourcing zu planen, um reibungslos von der internen zur externen Bearbeitung zu wechseln.  

Das war auch gut so, denn es mussten Stammdaten aufgebaut werden, IT-Schnittstellen innerhalb des Unternehmens, aber auch zu Wödlinger, adaptiert und harmonisiert werden. Verschiedenste Vertragsmodi und Sonderregelungen brachten weitere Herausforderungen aufs Tableau. In sehr intensiven Phasen waren viele außertourliche Abstimmungen und Überstunden notwendig, doch das Projekt-Team hatte ein gemeinsames Ziel: Die Dinge korrekt machen. Das bedeutet erstens keine Übergangslösungen und zweitens alle Widrigkeiten ehrlich ansprechen und kollektiv lösen.  

"Das war bestimmt ein maßgeblicher Erfolgsfaktor, warum wir die teils aufwendige Umstellung in so kurzer Zeit hingebracht haben", resümiert Hanisch. "Die gemeinsame Einstellung der Sache gegenüber hat einfach sehr gut gepasst. Es gab kein Hinterrux, sondern im Gegenteil: offenen Austausch und Wertschätzung füreinander".

Diese positiven Effekte, ergaben sich durch das Outsourcing:

  • Exaktere Daten für das Controlling (Urlaube, Zeitguthaben, Abfertigungen udgl.).
  • State-of-the-art-Beratung und laufende Updates zu Themen der Lohnverrechnung: Dafür wäre intern ein großer Weiterbildungsaufwand nötig.
  • Zeitersparnis dadurch, dass wesentliche Prozesse digitalisiert und automatisiert sind.
  • Jederzeit Einsicht und Übersicht aller Daten und Zahlen.  

Nach dem Go-Live entwickelte Wödlinger weitere Maßnahmen zur Qualitäts- und Prozesssicherung. Andreas Wödlinger: "Die Abrechnung von mehreren hundert Personen kann nicht mehr durch manuelle Kontrollen geprüft werden. Das wäre zu zeitintensiv. Dementsprechend mussten Wege gefunden werden, um mittels analytischer Datenprüfung ein möglichst hohes Maß an Qualität und Sicherheit für die Lohnabrechnung zu gewährleisten".

Trotz der vielen Automatisierungs- und Digitalisierungsmaßnahmen wird von beiden Seiten viel Wert darauf gelegt, den persönlichen Austausch aufrecht zu erhalten. Schließlich erfährt man dabei, welche Themen aktuell beschäftigen.

Das sagt Georg Hanisch, Geschäftsführer von LEHA, über das Projekt:

Warum haben Sie sich für Wödlinger entschieden?

Die Entscheidung für ein Outsourcing der Lohnverrechnung fiel eigentlich nur, weil ich in Wödlinger einen Partner gesehen habe, mit dem ich das umsetzen wollte. Jemanden aus der Region, mit dem auch persönlicher Kontakt möglich ist und man nicht bloß eine Rechnungsnummer im System ist.

Welche Herausforderungen traten im Projektverlauf auf?

Besonders knifflig war es, die digitalen Systeme zu bearbeiten. Man kann nicht einfach eine neue Software einführen. Wir mussten einen individuellen Prozess definieren und alle Schnittstellen, Datenbanken und Eingabeoberflächen miteinander verbinden. An dieser Stelle nochmal ein Riesendankeschön an unsere IT, die sich wirklich reingekniet hat.

Welche Vorteile haben sich durch die Umstellung ergeben?

Ehrlicherweise wollten wir die Lohnverrechnung initial lieber im Unternehmen halten, doch die Besetzung dieser Stellen war äußerst schwierig. Jetzt – nach fast einem Jahr – sehen wir aber schon auch Vorteile. Zum Beispiel sind sämtliche Zahlen in diesem Bereich jetzt jederzeit top-aktuell und bestimmt auch exakter als früher. Und wenn bei LEHA Spezial-Themen auftauchen – Einzelfälle oder Fragen von Mitarbeiter:innen – können wir sie sofort von Wödlinger beantworten lassen und müssen sie nicht mehr selbst aufwendig recherchieren.